SOP Kerja

TINDAKAN YANG WAJIB DILAKUKAN OLEH SEMUA PENYELARAS DATA SEKOLAH (PDS) SEBELUM MEMULAKAN PROSES KEMASKINI DATA e-PELAPORAN 2018

RINGKASAN SOP SISTEM e-PELAPORAN

LANGKAH 1 (Setting Microsot Ofice Access)

(* Untuk Pengguna Baru)

1.    Pastikan anda menggunakan komputer platform WINDOWS XP ke atas

2.    Install Microsoft Access 2010 ke atas (32 Bit sahaja)

3.    Buka Microsoft Access > Options > Client Setting / Advanced > UNTICK 3 pilihan di bawah perkara CONFIRM

4.    Pilih TRUST CENTER > Trust Center Settings > Message Bar > Pilih "Never show ...."

5.   Pilih TRUST CENTER > Trust Center Settings > Macro Settings > Pilih "Enable All Macros .."

6.    Klik OK pada semua paparan dan EXIT / CLOSE Microsoft Access

LANGKAH 2 (Mendapatkan Data Oktober 2017)

(* Pengguna ePelaporan yang sudah ada Sistem ePelaporan dalam komputernya.)

1.    Buka My Computer >Pilih C:/ > Cari Folder BPI > Buat satu Folder Baru dalam Folder BPI

2.    Namakan (Rename) Folder tersebut contoh “DATA 2017” atau terpulang kepada anda.

3.    Buka Sistem ePelaporan 2017 > Sila export data Kutipan Oktober 2017 ke dalam FOLDER yang dibuat tadi ATAU dapatkan Data export ePelaporan OKT 2017 dari JU Daerah/JU Negeri jika pengguna baru.

4.    Masukkan Fail BPIData2015.accdb dan Sistem yang lama ke dalam Folder berkenaan.

Peringatan: Pengguna boleh rujuk nota “KAEDAH BACKUP DATA DAN FAIL 2017” muka surat 42.

LANGKAH 3 (Mengabungkan Data ePelaporan Kutipan Oktober 2017 ke sistem ePelaporan yang Baharu)

(* Untuk Pengguna Baru @ * Pengguna ePelaporan yang sudah ada Sistem ePelaporan dalam komputernya.)

1.    Install e-Pelaporan 2018 sehingga selesai

2.    Klik pada Import Data > pilih Import Data Epelaporan > Teruskan > pilih Lokasi Import > klik Import dan Gabung Data (Tunggu hingga selesai) > Login sistem ePelaporan 2018 (gunakan password yang sama seperti sebelum ini) > Klik Teruskan.

3.    Menu Utama > Kemaskini Maklumat Sekolah (password dapatkan dari JUN@JUD) > Klik MAKLUMAT PENTADBIR > kemaskini PENYELARAS KCJ > Kemaskini STATUS KUTIPAN DATA PELAPORAN.

4.    Menu Utama > Pilih Proses Data Kutipan Pelaporan (masukkan password) > KUTIPAN AWAL TAHUN / FASA 1 (JUN) > Klik Teruskan > Klik Proses Data Kutipan Awal Tahun / Fasa 1 (JUN)

5.    Menu Utama > Convert Data Murid (APDM) > klik Browse (Sila dapatkan folder data murid APDM dalam format Fail txt) > Klik satu persatu APDM – D1 hingga APDM – D6 @ APDM – D7 (Kelas Khas) > semak pada ruangan Murid Pindah Keluar.

*** jika murid baru tidak ramai, gunakan Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > TAMBAH REKOD MURID BARU > Isi maklumat murid > Klik DAFTAR MURID

6.    Menu Utama > Kemaskini Maklumat Guru > Tambah Guru atau Hapus Data Guru

7.    Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Utiliti Tukar Nama Kelas (Bagi sekolah yang terlibat sahaja)

8.    Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Pilih Darjah & Kelas (yang terlibat streaming kelas) > Streaming Kelas > Ubah kelas murid streaming

9.   Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > HAPUS DATA MURID PILIHAN > Sila pilih murid keluar dengan klik butang PILIH UNTUK HAPUS > Klik Hapus Data murid Pilihan Dan Hantar ke BIN (Restore)

10. Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Profil Murid > Pilih Darjah & Kelas > Kemaskini Keterlibatan Program j-QAF > Kemaskini (Bahasa, Status Murid dan lain-lain)

11. Menu Utama > klik Agihan Data Sekolah > Pilih Lokasi Eksport > Pilih Eksport Kelas Pilihan atau Pilih Eksport Aliran Pilihan (Export Data ke FOLDER kelas atau Aliran yang telah ditentukan secara berasingan)

LANGKAH 4 (Menjalankan Pengisian Data ePelaporan 2018)

1.    Penyelaras Data Sekolah memasang Sistem ePelaporan 2018 yang baharu pada komputer @ laptop Penyelaras Data Kelas bersama folder kelas yang akan dipertanggungjawabkan untuk pengisian. Pastikan Sistem ePelaporan yang lama dihapuskan pada komputer pengguna terlebih dahulu.

2.    Untuk masukkan fail berkenaan sila pilih Muka Utama > Klik Import Data Keseluruhan > klik Import Data ePelaporan > Pilih Lokasi Import (sila cari folder kelas atau aliran  yang dieksport tadi) > Klik IMPORT DAN GABUNG DATA. Ulangi langkah ini sehingga semua kelas dimasukkan dalam sistem pengguna.

3.    Seterusnya pengguna boleh membuat Pengisian Data Model Jawi, Model Bahasa Arab, Model Khatam Al-Quran, Model KBS Wuduk, Model KBS Solat Pelakuan, Model Solat Bacaan serta Perkara Asas Fardhu Ain (PAFA).

4.    Untuk Pengisian Data Ujian Diagnostik Tahun 2, Buka Sistem > Sila Pilih Login KCJ > klik Teruskan > Klik Kemaskini Data Jawi > Klik Ujian Diagnostik Tahun 2 > Pilih Darjah dan Nama Kelas > Klik Teruskan > mulakan pengisian Markah jawi mengikut 3 Bahagian (A, B dan C). Peringatan penting, pastikan pengguna telah menjalankan Proses Convert Data Murid (APDM) sebelum memulakan pengisian. Sekiranya diabaikan menyebabkan pengisian tidak dapat diteruskan.

LANGKAH 5 (Selepas Selesai Pengisian)

1.    Pastikan Pengguna atau Penyelaras Data Kelas telah menyelesaikan pengisian setiap model yang telah ditetapkan pada Langkah 4. Sebelum itu, pengguna bentuk satu folder baru di Dekstop komputer masing-masing dan namakan dengan nama Pengguna sendiri untuk memudahkan urusan

2.    Muka Utama > klik Eksport Data > klik Eksport Data ePelaporan > Pilih Lokasi Eksport (cari folder baru yang dinamakan dengan nama pengguna seperti langkah di atas) > klik EKSPORT DATA. Peringatan butang Pilih Lokasi Eksport tidak akan timbul selagi Data tidak diisi dengan sempurna. Sila Semak pada utiliti ralat yang disediakan.

3.    Setelah selesai serahkan folder yang mengandungi data yang dieksport kepada Penyelaras Data Sekolah.

LANGKAH 6 (Pengumpulan Data Sekolah)

1.    Penyelaras Data Sekolah akan mengumpulkan data kelas daripada Penyelaras Data Kelas

2.    Muka Utama > Klik Import Data Keseluruhan > klik Import Data ePelaporan > Pilih Lokasi Import (sila cari folder kelas atau aliran  yang dieksport tadi) > Klik IMPORT DAN GABUNG DATA. Ulangi langkah ini sehingga semua kelas dimasukkan dalam sistem pengguna.

3.    Untuk penghantaran semasa Kutipan Verifikasi Data Peringkat Daerah, sila sertakan bahan dan dokumen berikut  :

- Data 3 txt file (jqafSekolah.txt , jqafGuru.txt , jqafMurid.txt )

- Cetakan Akta Rahsia Rasmi (Perdana & Khas) *jika ada PPKI atau SKPK shj

- Cetakan Lampiran Pengesahan JUN (Telah disemak dan disahkan oleh Pentadbir Sekolah)

Dikemaskini oleh
Abey Long
Pasukan JUK ePelaporan 2017
BPI, KPM